Training BU2 · Visa cho người Việt Nam đi nước ngoài

1

Hộ chiếu & Visa — Phân biệt và mối quan hệ

Đây là kiến thức nền. Khách hàng hay nhầm lẫn hai khái niệm này — bạn cần phân biệt thật rõ để tư vấn đúng và tránh tạo kỳ vọng sai.

🔍 Bấm để xem to

⚠️ Lưu ý khi tư vấn Khi khách hỏi "có visa rồi thì bay được chưa?" — trả lời đúng là: "Visa là điều kiện cần nhưng hải quan vẫn có quyền phỏng vấn và từ chối bất kỳ lúc nào."

Ba tình huống rủi ro dù đã có visa

✓Hải quan có thể phỏng vấn và từ chối nhập cảnh bất kỳ lúc nào — không cần giải thích lý do cụ thể
✓Hãng bay có thể từ chối check-in nếu thấy bất thường — thường gặp với Schengen khi bay đến nước không phải nước xin visa
✓Hải quan Việt Nam có thể chặn xuất cảnh nếu còn nợ thuế hoặc bị cấm xuất cảnh

2

So sánh các loại Visa phổ biến

Năm loại visa bạn sẽ gặp thường xuyên nhất — mỗi loại có đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến cách tư vấn.

Loại visa	Hiệu lực	Nhập cảnh	Lưu trú/lần	Nộp sớm nhất
Schengen (Châu Âu)	Theo lịch trình xin	Single/Double/Multiple*	Theo lịch trình xin	6 tháng trước
Mỹ B1/B2	1 năm từ ngày cấp	Multiple (cố định)	Tối đa 6 tháng	Không quy định
Anh	6T / 2N / 5N / 10N	Multiple (cố định)	Theo hiệu lực	3 tháng trước
Hàn Quốc (E-visa)	3 tháng hoặc 5 năm	Multiple (cố định)	Tối đa 30 ngày	Không quy định
Nhật, Đài Loan...	3 tháng từ ngày cấp	Theo loại visa	Theo loại visa	Không quy định

* Schengen: không thể cam kết trước số lần cấp — phụ thuộc lãnh sự quán

🔍 Bấm để xem to

Chính sách hoàn phí lãnh sự khi bị từ chối

Quốc gia	Phí lãnh sự khi từ chối	Lưu ý
🇯🇵 Nhật Bản	Hoàn lại	Hoàn phí sứ quán cho khách
🇨🇳 Trung Quốc	Hoàn lại	Hoàn phí sứ quán cho khách
Tất cả nước còn lại	Không hoàn	Mất phí dù bị từ chối

🔴 Quan trọng — Phí dịch vụ VISANA Phí dịch vụ VISANA KHÔNG hoàn trong mọi trường hợp — kể cả khi bị từ chối visa. Phải thông báo rõ điều này cho khách TRƯỚC khi họ nộp tiền.

3

Tư vấn thời điểm nộp visa

📌 Nguyên tắc chung Luôn tư vấn khách làm sớm nhất có thể — chủ động hơn, giá dịch vụ tốt hơn, đủ thời gian bổ sung hồ sơ nếu cần, và chốt đơn nhanh.

🔍 Bấm để xem to

Tại sao phải làm visa sớm?

1

Chủ động book dịch vụ giá tốt hơn

Có visa sớm → book vé, khách sạn giá ưu đãi. Khách hài lòng, tăng khả năng giới thiệu.

2

Đủ thời gian bổ sung hồ sơ

Sứ quán yêu cầu thêm giấy tờ là chuyện thường — cần thời gian xử lý mà không ảnh hưởng ngày đi.

3

Tránh rủi ro trễ kết quả

Schengen, Anh thường có tình trạng tắc nghẽn mùa cao điểm. Nộp sớm = buffer an toàn.

4

Chốt đơn nhanh — không để khách tìm bên khác

Khách chờ lâu = có thêm thời gian so sánh đối thủ. Chốt sớm, làm sớm.

4

Nguyên tắc bất biến — Tuyệt đối không vi phạm

Đây là những điều không bao giờ được nói hoặc cam kết với khách — dù khách có thúc ép hay hỏi bao nhiêu lần. Một lần vi phạm có thể gây mất uy tín nghiêm trọng cho cả VISANA.

🔍 Bấm để xem to

🔴 Quan trọng Khi khách thúc ép hoặc tức giận vì không được cam kết — hãy bình tĩnh, kiên định, và giải thích lý do. Đừng nhắm mắt hứa liều. Hứa sai còn tệ hơn mất đơn.

✅ Script mẫu khi khách hỏi "Có đậu không?" "Chị ơi, em rất muốn đảm bảo cho chị nhưng thật ra không ai có thể cam kết điều này — kể cả các công ty lớn nhất. Kết quả phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên lãnh sự. Điều em có thể làm là chuẩn bị hồ sơ tốt nhất có thể để tăng tỉ lệ thành công."

5

Kỹ năng tư vấn chuyên nghiệp — Từ kiến thức đến chốt đơn

Biết thông tin chưa đủ — người tư vấn giỏi còn biết cách tính toán phương án tối ưu và diễn đạt rõ ràng để khách tự tin ra quyết định. Đó là lý do khách chọn VISANA.

Khung tư vấn 4 bước

🔍 Bấm để xem to

Nên làm vs. Không nên làm

✅ NÊN LÀM

Đưa phương án tốt nhất đầu tiên (ấn tượng đầu)
Giải thích lý do chọn thời điểm nộp cụ thể
Nói rõ rủi ro trước khi rủi ro xảy ra
Để khách tự quyết định — không chọn hộ
Trung thực về những gì mình chưa biết

🚫 TRÁNH LÀM

Hứa đậu / cam kết ngày ra kết quả
Nói "không nộp được" mà không tìm PA khác
Tự ý chọn phương án thay cho khách
Im lặng khi khách chưa rõ rủi ro
Dùng "từ chối" mà không giải thích lý do

🎓

Quiz kiểm tra — 5 câu tình huống thực tế

Áp dụng kiến thức vào tình huống thực. Mỗi câu có 1 đáp án đúng.

📐 Gallery — Tất cả sơ đồ (nhấn để xem to, in A3)

Lưu lại để ôn tập hoặc in ra dán góc làm việc.